于云霆联合行文的公文格式-秘书工作
于云霆党政机关公文处理工作中，经常遇到涉及多个机关职权范围的事务，需要多个机关联合行文。除了在公文拟制、办理、行文规则等方面的不同外，联合行文与单一机关行文在公文格式方面有显著不同。本文对《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）和《党政机关公文格式》国家标准（以下简称“国标”）的相关规定进行汇总，分析联合行文公文格式与单一机关行文的不同，同时指出工作实践中联合行文的常见格式错误。
《条例》第9条规定，公文一般由18个公文格式要素组成。其中，发文机关标志、发文字号、签发人、标题、发文机关署名、成文日期、印章等七个公文格式要素的编排格式，在联合行文中有所不同。
一、发文机关标志
1.《条例》规定：“联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。”因此，如果一件公文发文机关标志单独使用一个发文机关名称，则既有可能是单一机关行文，也有可能是联合行文。
2.“国标”规定：“联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有‘文件’二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。”
二、发文字号
《条例》规定：“联合行文时，使用主办机关的发文字号。”因此，无论是单一机关行文还是联合行文，发文字号的外在表现形式是相同的，单独从发文字号无法判断公文是否为联合行文。
三、签发人
1.《条例》规定：“上行文应当标注签发人姓名”“联合发文由所有联署机关的负责人会签”。因此，上行文应当标注所有联合发文机关的签发人姓名。反过来，根据上行文是否有多个不同机关的签发人，也可以判断该上行文是否为联合行文。
2.“国标”规定：“如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。”
3.典型错情：联合上行文只标注主办机关签发人姓名。
▲图1 典型错情：联合上行文只标注主办机关签发人姓名
四、标题
《条例》规定：标题“由发文机关名称、事由和文种组成。”可见，联合行文应当在标题中体现所有发文机关名称。如果联合发文机关较多，为避免标题过长，可在公文标题中使用“主办机关名称+等”的形式，同时在正文第一段中点明所有联合发文机关。
五、发文机关署名、成文日期和印章
1.《条例》规定：“联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期”“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”
可见，联合行文的发文机关署名，应当署所有联合发文机关全称或规范化简称；除“有特定发文机关标志的普发性公文和电报”外，联合行文应当加盖所有联合发文机关印章，并与署名机关相符。反过来，也可以通过发文机关署名和印章来判断公文是否为联合行文。
2.“国标”规定
（1）加盖印章的公文
对于加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
▲图2 典型错情：两个联合发文机关印章共同下压发文机关名称和成文日期
（2）不加盖印章的公文
对于不加盖印章的公文，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依此向下编排。
3.典型错情：
（1）联合行文只署主办机关名称；
（2）非“有特定发文机关标志的普发性公文和电报”，却只署名未加盖印章；
（3）加盖印章的公文，成文日期未右空四字编排；
（4）虽然署了所有联合发文机关名称，但只加盖了主办机关印章；
（5）两个联合发文机关印章共同下压发文机关名称和成文日期；
（6）两个联合发文机关印章端正、居中下压各自发文机关名称，但共同下压成文日期；
▲图3典型错情：两个联合发文机关印章端正、居中下压各自发文机关名称，但共同下压成文日期
（7）发文机关名称和成文日期按不盖章格式编排，同时加盖主办机关印章。
▲图4 典型错情：发文机关名称和成文日期按不盖章格式编排，同时加盖主办机关印章
综上所述，18个公文格式要素中，有七个公文格式要素与联合行文密切相关，在联合行文时需对这七个要素的编排予以特别注意。
（文章摘自《秘书工作》杂志。作者：焦 志）
编辑：李宇清 制作：李梦雪
注：本文来源为《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”（mishugongzuo），任何媒介转载均须注明来源，否则追究法律责任。
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